*) Qohari Kholil dan Herri Santoso
Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah sebuah konsep pembentukan maupun transformasi pengetahuan di organisasi. Secara umum, knowledge management organization adalah sebuah proses transformasi pengetahuan yang mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi. Girard dan Girard (2015) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai proses menciptakan, berbagi, menggunakan dan mengelola pengetahuan dan informasi dari suatu organisasi.
Saat ini, kemampuan untuk membuat dan mentranformasi serta memanfaatkan knowledge (pengetahuan) dipertimbangkan sebagai sumber paling penting dari keunggulan kompetitif perusahaan (Nonaka, 1990, 1991, 1994; Nonaka & Takeuchi, 1995). Knowledge adalah “proses manusia yang dinamis dimana ada pembenaran kepercayaan pribadi terhadap kebenaran”. (Nonaka, 1994; Nonaka & Takeuchi, 1995). Pengetahuan juga relatif terhadap situasi tertentu. “Tanpa sebuah konteks, hanya berupa informasi saja, itu bukan pengetahuan” (Nonaka et. al., 2001). Dalam rangka menciptakan konteks, individu melakukan interaksi sosial, untuk membuat informasi menjadi sebuah pengetahuan (Nonaka et. al. 2001).
Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan ini diperoleh dari media dengan data dan informasi yang terstruktur seperti buku dan dokumen, hubungan orang ke orang yang berkisar dari pembicaraan ringan hingga ilmiah. Menurut Nonaka (1991) ada dua jenis pengetahuan yang terdapat dalam setiap organisasi, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.
Tacit knowledge, meliputi model mental, kepercayaan (beliefs), dan persuasi dari setiap pekerja. Tacit knowledge ini ada di dalam individu dan sulit diekspresikan dengan kata-kata. Dalam kebanyakan organisasi, tacit knowledge ini jarang disaling bagikan (shared) atau dikomunikasikan. Oleh karena itu pengetahuan ini akan hilang manakala individu yang memilikinya meninggalkan organisasi. Tacit knowledge juga dapat dipandang sebagai pengetahuan yang terdapat di dalam budaya organisasi, misalnya motivasi dan kemampuan adaptasi yang ditunjukkan oleh pekerja yang bekerja pada suatu budaya perusahaan tertentu, termasuk gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.
Sementara explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dikodifikasi, dapat dibagikan dan dikomunikasikan kepada orang lain. Explicit knowledge dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk. Sebagian besar organisasi telah melakukan proses pengelolaan pengetahuan melalui pengambilan (capturing), penyimpanan (storing), diolah dalam suatu sistem, atau teknologi operasi tertentu sehingga tersedia dan dapat digunakan oleh semua anggota organisasi. Contoh dari explicit knowledge ini adalah manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya.
Unlearning
Dalam buku The Palgrave Handbook of Konowledge Management, Karen L. Becker menyatakan, unlearning telah dibahas dalam banyak disiplin ilmu termasuk psikologi, studi organisasi, manajemen dan pendidikan. Juga telah diterapkan pada banyak situasi yang berbeda. Seperti belajar, unlearning telah dibahas baik tingkat individu maupun kolektif (tim atau organisasi). Dalam beberapa kasus, unlearning mengacu pada individu melepaskan praktek masa lalu atau pengetahuan dan merangkul cara-cara baru dalam berperilaku atau memanfaatkan pengetahuan baru (Baxter 2000; Jembatan 1991; Duffy 2003). Namun, unlearning juga telah dibahas di tingkat organisasi, menunjukkan bahwa organisasi, sebagai entitas dalam diri mereka sendiri, perlu siap untuk melepaskan proses sebelumnya, sistem atau cara kerja untuk beradaptasi dengan perubahan keadaan, persyaratan dan harapan, baik internal maupun eksternal organisasi (Hamel dan Prahalad 1994; Harvey dan Buckley 2002; Hedberg 1981).
Di luar kemampuan individu untuk belajar, diakui bahwa kolektif dapat juga belajar dan memiliki pengetahuan. Diskusi tentang pembelajaran organisasi dan konsep organisasi pembelajaran yang lebih diterapkan lahir dari pengakuan bahwa kadang-kadang pengetahuan dipegang secara kolektif dan mewakili pengetahuan di luar pengetahuan satu individu. Sebagian besar penelitian dan diskusi tentang pengetahuan kolektif tersebut telah ditujukan pada perusahaan atau tingkat organisasi tetapi sama-sama dapat dipertimbangkan di tingkat kelompok atau tim (Zhao et al. 2013). Fenomena ini mengakui bahwa kelompok juga dapat memiliki pengetahuan yang mungkin belum tentu mewakili seluruh organisasi namun memiliki dampak yang signifikan pada anggota kelompok. Oleh karena itu, penting ketika mempertimbangkan berhenti belajar untuk melihat tidak hanya pada bagaimana individu tidak belajar tetapi bagaimana organisasi dan kolektif lainnya belajar.
Bisnis yang sukses memiliki model bisnis dan cara operasi yang memiliki: membuat mereka efektif dari waktu ke waktu. Namun, terkadang hal-hal itulah yang telah membuat mereka sukses yang dalam jangka panjang dapat mewakili ancaman terhadap keberlanjutan mereka yang berkelanjutan. Jika mereka tidak dapat merasakan ketika asumsi, keyakinan kolektif dan cara beroperasi perlu diubah, mereka mungkin menghadapi erosi pangsa pasar, dan pesaing (atau lebih buruk lagi, pengganggu) dapat memasuki pasar dan mengubah aturan main.
Kegagalan organisasi adalah seringkali merupakan hasil dari manajer yang mengandalkan tindakan dan perilaku masa lalu yang telah membantu mereka berhasil hingga saat ini dan akibatnya mereka akan salah menafsirkan peristiwa, atau lebih buruk menyangkal bahwa perubahan yang terjadi di lingkungan mereka (Nystrom dan Starbucks 1984). Hamel dan Prahalad (1994) mendesak manajer dan organisasi untuk ‘melupakan masa lalu’ dan berpendapat bahwa ‘belajar untuk melupakan’ adalah masalah kritis.
Demikian juga, telah dikatakan bahwa kita tidak boleh hanya berusaha untuk mengembangkan organisasi belajar tetapi juga mengembangkan organisasi yang tidak belajar (Sherwood 2000; Tsang 2017). Kebutuhan ini telah menjadi lebih relevan dalam lanskap bisnis yang berubah dengan cepat saat ini.
Manfaat Bagi Pekerjaan dan Industri
Di luar batas-batas organisasi, ada kolektif lain seperti industri dan pekerjaan yang mungkin memiliki pengetahuan dan cara mereka sendiri melakukan hal-hal yang mengakar dan yang mengatur bagaimana individu berperilaku—sebuah konsep yang dirujuk oleh Schein (2010) sebagai budaya makro. Disarankan bahwa pekerjaan, terutama profesi yang membutuhkan ekstensif pelatihan yang dilakukan dalam jangka waktu yang lama, dan melibatkan sosialisasi dan identifikasi sosial yang luas sebagai suatu prosesi, dapat memiliki cara-cara mereka sendiri untuk melakukan hal-hal yang bertahan lama, terlepas dari organisasi tempat seseorang bekerja. Misalnya, di bidang prostodonti, Sadowsky (2016) menantang mereka yang berprofesi untuk mempertanyakan mengapa adopsi teknik baru dan penerimaan berbagai bahan bio baru telah memakan waktu, meskipun penelitian untuk mendukung inovasi ini. Dia menyarankan bahwa unlearning dalam profesi akan sangat penting untuk masa depan di zaman di mana inovasi semakin cepat.
Rushmer dan Davies (2004) menunjukkan bahwa perawatan kesehatan telah mengakar kuat dan praktik yang diterima yang memiliki sejarah panjang. Mereka percaya bahwa beberapa praktik klinis yang ‘berakar dalam’, mapan dan diterima secara luas yang membutuhkan penghentian pembelajaran jika kemajuan perawatan kesehatan ingin dibuat, dan ada keterikatan yang signifikan dan emosional dengan beberapa praktik ini sebelumnya dianggap sebagii ‘fakta’.
Selain itu, ada banyak industri yang memberikan contoh kebutuhan untuk melupakan model dan metode operasi yang berlaku. Dalam beberapa tahun terakhir, pesatnya kemajuan teknologi telah mengubah lanskap banyak orang sektor industri, dengan media menjadi contoh yang relevan. Meskipun mungkin ada menjadi perbedaan antar negara, ada sedikit keraguan bahwa bisnis media memiliki berubah secara dramatis; surat kabar tradisional sedang menurun dan pemirsanya beralih ke berbagai sumber digital untuk berita dan urusan terkini (Nielsen 2015).
Meskipun ini hanyalah satu industri yang telah berubah secara mendasar karena munculnya teknologi baru, hal itu juga merupakan contoh bagaimana sebuah industri perlu belajar untuk bertahan hidup. Namun, dalam mengenali signifikan pergeseran di lingkungan mereka, diklaim bahwa beberapa tanggapan, termasuk menjual hak atas konten berita yang kemudian diberikan secara gratis, tidak membantu industri untuk beradaptasi dan bahkan mungkin mempercepat penurunannya (Farhi 2009). Ini mungkin kasus suatu industri (atau setidaknya elemen-elemennya) yang gagal mengenali bahwa ia perlu mempertanyakan asumsi-asumsi yang mendasari, rutinitas dan cara berbisnis agar mampu beradaptasi dengan langkah perubahan lingkungan.
Pada dekade tahun 1990-an hingga 2000-an awal, Nokia pernah menjadi raksana ponsel dunia yang seakan tak akan pernah dikalahkan. Ponsel Nokia dipakai oleh begitu banyak orang sehingga masih melegenda hingga kini. Tidak ada yang menduga dan mengira, kenapa Nokia bangkrut. Kenapa Nokia bangkrut? Tentu, ada banyak faktor yang cukup kompleks. Namun, beberapa peneliti menyorot tiga hal utama dari faktor internal perusahaan, yakni kualitas teknologi yang kalah dari Apple, arogansi jajaran manajer, dan lemahnya visi perusahaan, (Kompas, 30/03/2021).
Di samping itu, Nokia juga disinyalir menutup diri akan adanya perubahan dan hanya percaya dengan pengetahuan (baca: teknologi) yang telah ada. Padahal menurut Konsultan Kepemimpinan, Amalia Sterescu dalam studi “belajar mendengar” menyatakan, para pemimpin organisasi harus berani mendobrak status quo agar bisa beradaptasi. Pemimpin juga harus memiliki gaya kolaboratif dan meninggalkan budaya “tutup pintu” alias tidak menerima kolaborasi bersama pihak lain, (Kompas, 30/03/2021). Budaya “tutup pintu” juga dapat diartikan tidak peka akan perubahan lingkungan dan hanya mengandalkan pengetahuan yang ada tanpa membuka ruang untuk pengetahuan baru yang lebih baik.
*) Mahasiswa Program Pasca Sarjana Magister Manajemen SDM, Universitas Trilogi Jakarta
